POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Professionnels de santé
Version du 27/07/2020
La société IBSA Pharma est soucieuse de la protection des données à caractère personnel qui lui sont communiquées. Elle s’engage à assurer le meilleur niveau de protection des données personnelles en conformité avec la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après « RGPD »).
Elle a mis en place cette politique de confidentialité pour exposer aux professionnels de santé les conditions de traitement des données à caractère personnel les concernant dont elle pourrait avoir connaissance.
La société IBSA Pharma, dont le siège social est établi au 280 rue de Goa, Parc de Sophia-Antipolis, 06600 Antibes est responsable de l’ensemble des traitements relatifs aux données à caractère personnel de professionnels de santé.
Ce document reprend des points communs à tous les traitements et d’autres spécifiques à certains traitements, à savoir ceux portant sur :
· La plateforme IBSA Connect ;
· Les communications commerciales ;
· La visite médicale ;
· La recherche clinique ;
· Les vigilances sanitaires ;
· Les liens d’intérêt ;
· Les informations reçues dans le cadre de commande de produits par des patients ; L’information médicale ;
· Les réclamations qualités.
Chaque évolution de cette Politique de confidentialité entrainera la mise en ligne d’une nouvelle version datée.
1– La plateforme IBSA Connect
1.1 Les données personnelles collectées
Les données à caractère personnel collectées sur la plateforme IBSA Connect sont les suivantes :
· Nom, prénom, civilité, courriel, téléphone, adresse professionnelle, activité et spécialité professionnelles, affiliation du médecin (service et organisme) ;
· N° ADELI, n° RPPS, identifiant Onekey, titre OWA, identifiant unique IQVIA, confirmation de validation du compte auprès d’IQVIA, external ID IQVIA, niveau de sécurité IQVIA, confirmation du statut de professionnel de santé auprès d’IQVIA, mise à jour du compte IQVIA, langue et pays utilisateur, données ICOMED ;
· Connexion : lors de la connexion de l’utilisateur à la plateforme, celle-ci enregistre ses données de connexion et d’utilisation ;
· IBSA et moi : l’onglet mon activité comporte les données liées aux commandes d’un utilisateur, les commentaires qu’il a faits, les échanges par système de messagerie interne, les statistiques de téléchargement ;
· Communication : lorsque la plateforme est utilisée pour communiquer (messageries, forums), les données concernant les communications de l’utilisateur font l’objet d’une conservation temporaire ;
· Cookies : des cookies sont utilisés dans le cadre de l’utilisation de la plateforme. Les données collectées par les cookies sont détaillées au sein de notre page dédiée aux cookies.
1.2 Finalité et base légale de la collecte
Les données personnelles collectées auprès des utilisateurs ont pour objectif la mise à disposition des services de la plateforme IBSA Connect et des sites qui la composent, leur amélioration et le maintien d’un environnement sécurisé.
Les bases légales de cette collecte sont les suivantes :
· L’exécution d’un contrat pour l’utilisation de la plateforme ;
· Le respect d’une obligation légale pour l’information spécifique sur les produits de santé, conformément au Code de la santé publique, et pour la confirmation d’identité par l’intermédiaire du prestataire IQVIA ;
· Le cas échéant, l’intérêt légitime poursuivi par la société IBSA Pharma pour la personnalisation du contenu du site Web en fonction de la spécialité du visiteur (aire thérapeutique).
1.3 Les personnes ayant accès aux données
Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :
· Les administrateurs du site Web ont accès à l’ensemble des informations ;
· Les directeurs régionaux et les attachés à la promotion du médicament ont accès à l’activité des professionnels de santé qu’ils suivent ;
· Le service marketing a accès aux données d’activité globales non nominatives ;
· Le logisticien a accès aux informations nécessaires à l’envoi des produits et échantillons commandés ;
· Les sous-traitants qui mettent à disposition un outil d’e-mailing.
Les données personnelles demandées sur la page d’inscription sont partagées avec la société IQVIA, éditrice de la solution d’authentification OneKey Web Authentification, pour permettre l’authentification de l’utilisateur et ainsi son accès aux pages de la plateforme IBSA Connect dont l’accès est réservé aux professionnels de santé, en application des règlementations en vigueur. Nous vous invitons à consulter les conditions d’utilisation de cette solution.
À défaut d’accepter ce partage de données au travers de la solution OneKey Web Authentification, l’utilisateur ne pourra pas accéder à l’ensemble des pages de la plateforme IBSA Connect, notamment celles dont l’accès est réservé aux professionnels de santé.
Les échantillons, la documentation et les commandes sur la gamme Visco PRO sont expédiés par un logisticien. Ainsi, en cas de demande d’échantillon, de produit ou de documentation, les données strictement nécessaires à l’expédition (nom, prénom, adresse professionnelle et contenu de la commande) seront transmises à la société Alloga afin qu’elle puisse exécuter la demande.
1.4 Durée de conservation des données
Les données personnelles des professionnels de santé sont conservées pendant trois ans après le dernier contact émanant du professionnel de santé, y compris s’agissant des données de communication traitées à travers les messageries et forums proposés.
Un mois avant le terme de ce délai de trois ans, le responsable de traitement pourra reprendre contact avec l’utilisateur pour lui signaler que son compte sera définitivement supprimé, sauf action significative de sa part sur la plateforme réinitialisant ainsi le délai de trois ans.
Dans le cadre d’une commande de produits, d’échantillons ou de matériels promotionnels par le professionnel de santé, les données strictement liées à cette commande sont conservées le temps nécessaire à la gestion de la relation commerciale.
Le cas échéant, les données à caractère personnel sont ensuite conservées en archivage intermédiaire durant toute la durée pendant laquelle la société IBSA Pharma doit conserver les informations relatives à la traçabilité des produits et des échantillons.
Les devis, commandes et factures sont conservés pendant 10 ans, en tant que pièces comptables.
En cas de demande de suppression des données à caractère personnel, et compte tenu de l’obligation pour la société IBSA Pharma de vérifier la qualité de professionnel de santé d’un utilisateur de la plateforme IBSA Connect, son compte serait résilié et son accès à la plateforme impossible. L’utilisateur pourra, cependant, à tout moment, se créer à nouveau un compte.
Les données brutes issues des cookies et les statistiques de mesures d’audience ne sont pas conservées au-delà de 25 mois.
2 – Les communications commerciales
Lors des congrès et événements publics, d’inscription auprès du visiteur médical et d’inscription à une formation en ligne, la société IBSA Pharma est amenée à traiter des données personnelles auprès des professionnels de santé.
2.1 Les données personnelles traitées
Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :
• Identité (nom, prénom, date de naissance) ;
• Coordonnées (adresse postale, adresse mail, téléphone).
2.2 Finalité et base légale de la collecte
Le traitement de ces données personnelles a pour finalité d’adresser aux professionnels de santé, des informations (sous format électronique ou papier) :
· sur la société IBSA Pharma;
· ses produits et ses services ;
· les évènements qu’elle organise ou auxquels elle participe.
Le traitement est basé sur l’intérêt légitime de la société IBSA Pharma à communiquer sur ses activités et événements commerciaux à des fins de prospection commerciale auprès des professionnels de santé.
2.3 Les personnes ayant accès aux données
Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :
· Le personnel en charge de la direction des opérations ;
· Les sous-traitants mettant à disposition un outil d’information.
2.4 Durée de conservation des données
L’identité et les coordonnées du professionnel de santé sont conservées durant 3 ans après le dernier contact avec la société IBSA Pharma.
3– La visite médicale
Les attachés à la promotion des médicaments effectuent des visites médicales et des visites scientifiques auprès des professionnels de santé (que ce soit sur place ou à distance). À cette occasion, ils sont susceptibles de traiter des données à caractère personnel concernant les professionnels de santé.
3.1 Les données personnelles traitées
Les données à caractère personnel collectées directement auprès des professionnels de santé sont les suivantes :
• Identité des médecins (nom, prénom)
• Coordonnées des médecins (adresse postale, adresse mail, téléphone)
• Spécialité
• Numéro RPPS
• Affiliation du médecin (service et organisme où le professionnel de santé exerce)
Les données à caractère personnel collectées par l’intermédiaire d’IQVIA sont les suivantes :
• Pression de Visite Médicale (PVM)
• Données ICOMED
• Type de patientèle
• Type de produits prescrits
3.2 Finalité et base légale de la collecte
Le traitement de ces données à caractère personnel a pour finalités :
· Le suivi de la relation et de la collaboration avec les professionnels de santé
· L’élaboration de panels statistiques.
La base légale du traitement est l’intérêt légitime de la société IBSA Pharma à faire de l’information promotionnelle auprès des professionnels de santé.
3.3 Les personnes ayant accès aux données
Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données, à partir du logiciel métier :
· La direction des opérations, les MSL, personnels habilités ;
· Les sous-traitants mettant à disposition un outil d’information.
3.4 Durée de conservation des données
Les données personnelles relatives à l’information promotionnelle sont conservées pendant trois ans après la fin de la relation professionnelle. La fiche du professionnel de santé est conservée durant la période d’exercice du professionnel de santé, sauf opposition de sa part.
4– La recherche clinique
Dans le cadre des activités de recherche clinique, la société IBSA Pharma est amenée à traiter des données personnelles relatives aux professionnels de santé qui participent à ces activités de recherche.
4.1 Les données personnelles traitées
Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :
• Identité (nom, prénom) ;
• Formation, diplômes, vie professionnelle ;
• Coordonnées des médecins (adresse postale, adresse mail, téléphone) ;
• Numéro RPPS ;
• Montant des indemnités et rémunération perçues ;
• Participation à d’autres études.
4.2 Finalité et base légale de la collecte
Le traitement des données en base active est nécessaire à l’exécution du contrat entre le professionnel de santé et la société IBSA Pharma et, le cas échéant relève de l’intérêt légitime de la société IBSA Pharma qui est de réaliser des recherches présentant un intérêt public.
Les données sont ensuite conservées en archivage intermédiaire conformément aux obligations légales de la société IBSA Pharma.
4.3 Les personnes ayant accès aux données
Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :
· La direction générale, le responsable recherche clinique, le chef de projet, le personnel des affaires règlementaires ;
· Les professionnels de santé intervenant dans la recherche ;
· Les autorités sanitaires et publiques de contrôle ;
· Les personnes habilitées de l’assurance responsabilité civile ;
· Les experts indépendants chargés de réanalyser les données pour vérifier les résultats de la recherche.
4.4 Durée de conservation des données
Les données à caractère personnel des professionnels de santé intervenant dans la recherche clinique sont conservées pendant 15 ans après la fin de la dernière étude à laquelle ils ont participé.
5- Les vigilances sanitaires
Dans le cadre de ses obligations légales relatives aux vigilances sanitaires, la société IBSA Pharma est amenée à traiter des données personnelles relatives aux personnes physiques concernées.
5.1 Les données personnelles collectées
Les données à caractère personnel collectées sont les données relatives au membre d’une autorité de santé ou au professionnel de santé notificateur (ou ayant suivi le patient), à savoir :
· Identité (nom,nom d’usage et le(s) prénom(s)) ;
· Numéro de téléphone ;
· Adresse électronique ;
· Adresse postale ;
· Spécialité du professionnel de santé.
5.2 Finalité et base légale de la collecte
La société IBSA Pharma est amenée à traiter des données dans le cadre de ses obligations légales sur la vigilance, conformément au Code de la santé publique et au Code de la consommation.
5.3 Les personnes ayant accès aux données
Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :
· Le responsable de la vigilance, ainsi que ses collaborateurs placés sous sa responsabilité ;
· Les personnes habilitées du service des affaires réglementaires ;
· Les sous-traitants intervenant pour le compte et sous la responsabilité de la société IBSA Pharma dans le cadre de leur activité de vigilance ;
· Les laboratoires tiers dont un des médicaments pourrait être mis en cause, à l’exception de l’identité du notificateur ;
· Les professionnels de santé concernés par le signalement ;
· Les centres régionaux de pharmacovigilance (CRPV), l’Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé (ANSM), l’agence européenne du médicament (EMA), les autorités ou agences sanitaires nationales étrangères et les autorités ou agences sanitaires internationales.
5.4 Durée de conservation des données
Les données et documents de vigilance, relatifs à une spécialité pharmaceutique, sont conservés en base active pendant la durée nécessaire pour assurer la gestion du cas de vigilance sanitaire.
À l’expiration de ce délai, les données sont archivées pendant 70 ans à compter de la date du retrait du marché du médicament, du dispositif ou du produit.
6- Les liens d’intérêt
Pour se conformer aux obligations légales de publication des liens d’intérêts avec les professionnels de santé et de la règlementation DMOS (loi anti-cadeaux), la société IBSA Pharma est amenée à traiter des données personnelles relatives aux professionnels de santé.
Par ailleurs, lors d’événements organisés ou pris en charge par la société IBSA Pharma ou lors de missions d’expertise réalisées par un professionnel de santé, la société IBSA Pharma est également amenée à traiter des données personnelles auprès des professionnels de santé pour l’exécution d’une convention.
6.1 Les données personnelles collectées
Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :
· Dans le cadre de la déclaration et de la publication des liens d’intérêts, les données peuvent être collectées directement auprès du professionnel de santé ou par l’intermédiaire du RPPS (répertoire partagé des professionnels de santé) :
o Nom, prénom, date de naissance, adresse professionnelle ;
o N° RPPS, formation professionnelle, titre, fonction, activités accessoires pour professionnels de santé en milieu hospitalier ;
o Type de convention (date de signature ou à défaut la date de mise en œuvre de la convention) et montant des honoraires et des éventuels frais annexes ;
o Type d’avantage et montants des avantages consenti
· Dans le cadre du paiement de la rémunération ou de remboursements de frais de participation aux événements organisés ou pris en charge par IBSA Pharma, les données peuvent être collectées directement auprès du professionnel de santé ou par l’intermédiaire de l’organisateur de l’événement :
o Identité (nom, prénom, date de naissance) ;
o Coordonnées (adresse postale, adresse mail, téléphone) ;
o RIB ;
o Passeport, CNI, carte abonné (avion, train, …) ;
o Préférences alimentaires des personnes prises en charge.
6.2 Finalité et base légale de la collecte
La société IBSA Pharma est amenée à traiter des données dans le cadre de ses obligations légales :
· de publication des liens d’intérêt, conformément aux dispositions relatives à la transparence des liens d’intérêt dans le Code de la santé publique ;
· de déclarations aux instances ordinales sur les conventions passées avec les professionnels de santé.
La société IBSA Pharma traite également des données à des fins de gestion logistique et de remboursement des frais engagés par les professionnels de santé pour participer aux congrès et événements et de rémunération dans le cadre des missions d’expertise sur la base de l’exécution contractuelle.
6.3 Les personnes ayant accès aux données
Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :
· Le personnel habilité, dont le service juridique ;
· Le sous-traitant mettant à disposition un outil d’information ;
· La Direction Générale de la Santé (DGS) ;
· Les Conseils de l’ordre des professionnels de santé.
6.4 Durée de conservation des données
Les données sont conservées pendant une durée maximale de 10 ans à compter de leur publication
7- Informations reçues dans le cadre de commande de produits par des patients
Dans le cadre des commandes de dispositifs médicaux réalisées par les patients directement auprès d’elle, la société IBSA Pharma est amenée à traiter des données personnelles relatives aux professionnels de santé.
7.1 Les données personnelles collectées
Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :
· Identité ;
· Coordonnées (adresse postale, adresse mail, téléphone) ;
· Spécialité ;
· Numéro RPPS ;
· Type de produits prescrits.
7.2 Finalité et base légale de la collecte
Le traitement des données est basé sur l’intérêt légitime de la société IBSA Pharma qui est de s’assurer que les produits commandés ont été prescrits par un médecin.
7.3 Les personnes ayant accès aux données
Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données le personnel habilité, dont la direction des opérations et les affaires pharmaceutiques.
7.4 Durée de conservation des données
Les données sont conservées en base active pour une durée de 3 ans.
8- Information médicale (InfoMed)
Dans le cadre des demandes adressées à la société IBSA Pharma concernant les produits qu’elle commercialise, des données à caractère personnel sont traitées à des fins de suivi des demandes reçues à propos de ces produits.
8.1 Les données personnelles collectées
Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :
· Identité de la personne ;
· Coordonnées ;
· Objet de la demande.
8.2 Finalité et base légale de la collecte
Le traitement des données est basé sur l’intérêt légitime de la société IBSA Pharma qui est de s’assurer de répondre aux demandes qui lui sont adressées.
8.3 Les personnes ayant accès aux données
Les données sont principalement destinées aux employés de la société IBSA Pharma.
8.4 Durée de conservation des données
Les données sont conservées pour une durée de 3 ans, puis archivées pendant 20 ans.
9- Réclamations qualité
Lorsque des réclamations sont adressées à la société IBSA Pharma concernant les produits qu’elle commercialise, des données à caractère personnel sont traitées à des fins de suivi des réclamations reçues à propos de ses produits.
9.1 Les données personnelles collectées
Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :
· Identité de la personne ;
· Coordonnées ;
· Objet de la réclamation.
9.2 Finalité et base légale de la collecte
Le traitement des données est basé sur l’intérêt légitime de la société IBSA Pharma qui est de s’assurer de la qualité de ses produits.
9.3 Les personnes ayant accès aux données
Les données sont principalement destinées aux employés de la société IBSA Pharma.
9.4 Durée de conservation des données
Les données sont conservées pour une durée de 5 ans.
10– L’hébergement de vos données personnelles
Les données sont hébergées dans l’Union européenne. En cas de transfert hors de l’Union européenne, la société IBSA Pharma vous en informera au préalable.
À cet égard, la société IBSA Pharma est susceptible de transmettre des données personnelles vers la Suisse à une société partenaire. La Suisse est reconnue par l’Union européenne comme offrant un niveau de protection adéquat pour la protection des données à caractère personnel, ce qui garantit la sécurité des transferts.
11– Sécurité et confidentialité
La société IBSA Pharma et ses sous-traitants mettent en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité du numérique pour protéger les données personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés. Toutefois, pour les données collectées via la plateforme IBSA Connect, il est à signaler que l’Internet n’est pas un environnement complètement sécurisé et la société IBSA Pharma ne peut pas garantir la sécurité de la transmission ou du stockage des informations sur l’Internet.
Si la société IBSA Pharma est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, elle pourra être amenée à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel. Dans ce cas, vous en serez informé.
12– Exercer vos droits
Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent, ainsi que d’un droit d’opposition, du droit à la limitation du traitement, du droit à la portabilité et à l’effacement des données dans le cadre permis par le Règlement Européen.
Pour connaitre les droits attachés à chaque traitement de données à caractère personnel, veuillez consulter le tableau détaillé ici.
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Accès aux données |
Rectification des données |
Effacement des données |
Limitation du traitement |
Opposition au traitement |
Portabilité des données |
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IBSA Connect |
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Communications commerciales |
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Visite médicale |
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Recherche clinique |
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Vigilances sanitaires |
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Liens d’intérêt |
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Commandes de produits |
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InfoMed |
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Réclamations Qualité |
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Plus spécifiquement, en ce qui concerne la plateforme IBSA Connect et les sites qui la composent :
– Vous pouvez vous désinscrire en contactant le DPO ou en fermant votre compte, ou encore en utilisant le lien de désinscription provenant d’un courriel de IBSA Connect. Vous n’aurez plus accès aux pages réservées aux professionnels de santé ;
– Vous pouvez demander la suppression des données liées au compte connect.ibsa-pharma.fr ou traitées par la société IBSA Pharma et les données pour lesquelles aucun texte légal ou réglementaire n’impose à la société IBSA Pharmade les conserver.
Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter la société IBSA Pharma :
· par courrier à l’adresse suivante :
DPO – IBSA Pharma
280, rue de Goa Z.I. Les Trois Moulins Parc de Sophia-Antipolis
06600 ANTIBES
· par courriel à l’adresse suivante : dpo.fr[at]ibsagroup.com
Si après avoir contacté la société IBSA Pharma, vous estimez que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL.
Pour votre parfaite information, la société IBSA Pharma a désigné un délégué à la protection des données (DPO), joignable à l’adresse mail indiquée ci-dessus.